HR, anställning
Rekrytering
Ändamål: Genomföra rekryteringar på ett bra och ändamålsenligt sätt.
Laglig grund: Samtycke och rättslig förpliktelse, artikel 6.1 a och 6.1 c dataskyddsförordningen. Fullgöra skyldigheter, artikel 9.2 b dataskyddsförordningen. Vikten av en säker identifiering, 3 kap. 10 § dataskyddslagen.
Personuppgifter: Namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress. Utdrag ur misstanke- och belastningsregistret, anställningsuppgifter, foton, betyg och omdömen, testresultat, befattning, arbetsplats, röstmeddelanden, facklig tillhörighet
Lagringstid: Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan, avsnitt 2.7.1.
Personuppgiftsbiträde: Visma AB och WinLas AB
Administration och introduktion av nya medarbetare
Ändamål: Att skapa förutsättningar för en ny medarbetare att påbörja sin anställning.
Laglig grund: Avtal och rättslig förpliktelse och allmänt intresse, artikel 6.1 a och a 6.1 c dataskyddsförordningen. Vikten av en säker identifiering, 3 kap. 10 § dataskyddslagen.
Personuppgifter: Namn, personnummer, telefonnummer, anhöriguppgifter, anställningsuppgifter, schema, introduktionschema
Lagringstid: Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan, avsnitt 2.7.2.
Överföring: Sydnärkes lönenämnd, fackliga företrädare
Personuppgiftsbiträde: Visma AB, Nordic Peak AB
Friskvårdsinsatser
Ändamål: Att medarbetarna med rätt anställningstid får sitt friskvårdsbiddrag, att medarbetare med rätt anställningsform får rätt att leasa förmånscykel.
Laglig grund: Avtal och allmänt intresse, artikel 6.1 a och 6.1 c dataskyddsförordningen. Vikten av en säker identifiering, 3 kap. 10 § dataskyddslagen.
Personuppgifter: Namn, personnummer, anställningsuppgifter, e-postadress.
Lagringstid: Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan.
Överföring: ePassi Min friskvård AB och Ecochange AB
Personuppgiftsbiträde: ePassi Min friskvård AB
Utbildning under anställning
Ändamål: Administrera interna och externa utbildningar
Laglig grund: Rättslig förpliktelse och allmänt intresse, artikel 6.1 c och 6.1 e dataskyddsförordningen. Fullgöra skyldigheter, artikel 9.2 b dataskyddsförordningen. Vikten av en säker identifiering, 3 kap. 10 § dataskyddslagen.
Personuppgifter: Namn, yrkestitel, allergier eller specialkost
Lagringstid: Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan, avsnitt 2.7.6.
Överföring: Utbildningsanordnare
Rehabilitering
Ändamål: Fullgöra arbetsgivaransvaret gällande rehabilitering av sjuka medarbetare.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c dataskyddsförordningen. Fullgöra skyldigheter, artikel 9.2 b dataskyddsförordningen. Vikten av en säker identifiering, 3 kap. 10 § dataskyddslagen.
Personuppgifter: Namn, personnummer, anställningsuppgifter, löneuppgifter, samtals- och mötesanteckningar, förhandlingsprotokoll, handlingsplaner, arbetesförmågebedömning, läkarintyg, omplaceringsutredning.
Lagringstid: Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan, avsnitt 2.7.5.
Överföring: Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen
Personuppgiftsbiträde: Visma AB, Miljödata AB
Misskötsamhet
Ändamål: Dokumentera en medarbetares eventuella misskötsamhet.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c dataskyddsförordningen. Fullgöra skyldigheter, artikel 9.2 b dataskyddsförordningen. Vikten av en säker identifiering, 3 kap. 10 § dataskyddslagen.
Personuppgifter: Namn, personnummer, anställningsuppgifter, facklig tillhörighet, brottsuppgifter, e-postadress, bostadsadress.
Lagringstid: Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan, avsnitt 2.7.7.
Överföring: Fackliga företrädare, arbetsdomstolen