Ekonomi, kunder
Ekonomiavdelningens behandlingar (märkta med en * är behandlingar som ekonomiavdelningen utför som personuppgiftsbiträde åt en annan nämnd inom kommunen).
Behandling av kunders personuppgifter
En del behandling sker på uppdrag av andra nämnder;
- barnomsorg och kulturskola (nämnd för livslångt lärande)
- hyra av hallar (kultur- och fritidsnämnden)
- vatten, avlopp och renhållning (samhällsbyggnadsnämnden)
Ändamål: Föra kundregister för fakturering.
Laglig grund: För att fullgöra avtal (artikel 6.1 b GDPR) eller för att fullgöra en rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c GDPR). Bokföringslagen och mervärdesskattelagen.
Personuppgifter:
- Allmänt: Namn, adress, personnummer/organisationsnummer.
- Barnomsorg och kulturskola: barnets namn och födelsedatum, vårdnadshavares namn och adress, kostnad för barnomsorg eller kulturskola, instrument som spelas (kulturskolan)
- Hyra av hallar: Namn, föreningstillhörighet, adress
- vattenavläsning
Lagringstid:
- Allmänt: Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan, punkt 2.4.3
- Övrigt: Uppgifter som hämtas i ansvarig nämnds verksamhetssystem gallras/bevaras i enlighet med den nämndens dokumenthanteringsplan.
Överföring:
- Allmänt: allmänhet, företag och myndigheter
- Barnomsorg och kulturskola: vårdnadshavare och familjehem
- Hyra av hallar: föreningar och allmänheten
Personuppgiftsbiträde: Unit4
Anmälan e-faktura
Ändamål: För att tillgodose kundens behov och därmed minska hanteringen av pappersfakturor.
Laglig grund: Avtal och rättslig förpliktelse, artikel 6.1 b och 6.1 c dataskyddsförordningen. Vikten av säker identifiering, 3 kap. 10 § dataskyddslagen.
Personuppgifter: Namn, personnummer, bank-id, e-post
Lagringstid: Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan.
Personuppgiftsbiträde: Unit4 och Tieto.
Autogirohantering
Ändamål: Möjliggöra användande av autogiro för våra kunder.
Laglig grund: Avtal och rättslig förpliktelse, artikel 6.1 b och 6.1 c dataskyddsförordningen. Vikten av säker identifiering, 3 kap. 10 § dataskyddslagen.
Personuppgifter: Namn, adress, person- eller organisationsnummer, bank, kontonummer, kundnummer
Lagringstid: Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan.
Överföring: Till kundens bank.
Personuppgiftsbiträde: Unit4
Abonnemang inom vatten, avlopp och renhållning
Behandlingen utförs på uppdrag av samhällsbyggnadsnämnden.
Ändamål: Avsluta abonemmang inom vatten, avlopp och renhållning
Laglig grund: Avtal och fullgöra en rättslig förpliktelse, artikel 6.1 a och 6.1 c dataskyddsförordningen. Vikten av en säker identifiering, 3 kap. 10 § dataskyddslagen.
Personuppgifter: Namn, adress, telefonnummer, personnummer, fastighetsbeteckning, kundnummer, frånträdesdatum, e-postadress, nya adressuppgifter, ny ägare till fastigheten (namn, telefonnummer, personnummer), datum för nytt tillträde
Lagringstid: Gallring/bevarande sker i enlighet med samhällsbyggnadsnämndens dokumenthanteringsplan.
Personuppgiftsbiträde: NordicPeak AB
Interkommunal uppföljning förskola och skola
Ändamål: Uppföljning av kostnader med mera för barn som går i annan förskola eller skola än kommunens.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c dataskyddsförordningen. Vikten av säker identifiering, 3 kap. 10 § dataskyddslagen.
Personuppgifter: Namn och personnummer på barnet, kostnad.
Lagringstid: Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan.
Personuppgiftsbiträde: Unit4
Anslutningslån och pantbrev
Ändamål: Erbjuda medborgare som ansluter sig till VA-nätverket lån. Pantbrevet är säkerhet för lånet.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c dataskyddsförordningen. Vikten av säker identifiering, 3 kap. 10 § dataskyddslagen.
Personuppgifter: Namn, personnummer, adress, fastighetsbeteckning, pantbrevsnummer, datum.
Lagringstid: Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan.
Personuppgiftsbiträde: Unit4
Kravhantering och avskrivningar
Ändamål: För att få in intäkter som inte har betalts i tid. Ta bort intäkter som blivit dömda insolventa av inkassobolag.
Laglig grund: Avtal och rättslig förpliktelse, artikel 6.1 b och 6.1 c dataskyddsförordningen. Vikten av säker identifiering, 3 kap. 10 § dataskyddslagen.
Personuppgifter: Namn, adress, person- eller organisationsnummer, kundnummer, telefonnummer, e-postadress, aktuell skuld och senaste frågedatum hos Kronofogdemyndigheten.
Lagringstid: Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan, avsnitt 2.4.3.
Överföring: Svea inkasso
Avbetalningsplaner
Ändamål: Underlätta för kunder att betala sina fakturor.
Laglig grund: Avtal och rättslig förpliktelse, artikel 6.1 b och 6.1 c dataskyddsförordningen. Vikten av säker identifiering, 3 kap. 10 § dataskyddslagen.
Personuppgifter: Namn, adress, person- eller organisationsnummer, kundnummer, aktuell skuld och vad för skuld, amorteringstid.
Lagringstid: Se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan.
Personuppgiftsbiträde: Unit4