Personadresserad post

Var och en är gentemot det allmänna tillförsäkrad vissa grundläggande fri- och rättigheter, bland annat skydd mot undersökning av brev eller annan förtrolig försändelse (2 kap. 6 § regeringsformen, 1974:152). Skyddet gäller till dess att försändelsen nått adressaten. Det betyder att en myndighet inte får öppna post som är adresserad direkt till en anställd, det vill säga när den anställdes namn står överst i adressen på kuvertet.

Det är angeläget att handlingar som kommer in till en myndighet så snart som möjligt blir omhändertagna på rätt sätt. En försändelse som är adresserad till en tjänsteperson får inte bli liggande oöppnad om tjänstepersonen av någon anledning inte är närvarande.

Var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar i de delar som inte omfattas av sekretess (2 kap. 1 och 2 §§ tryckfrihetsförordningen, 1949:105). För att göra denna rättighet praktisk möjlig att utöva ska allmänna handlingar som huvudregel registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet (5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen, 2009:400).

För att möjliggöra öppning av post som är personadresserad, är det lämpligt att anställda ger fullmakt till någon annan vid myndigheten att öppna post med personlig adress.

Om en anställd väljer att inte lämna fullmakt får posten inte öppnas av myndigheten utan ska vidarebefordras till den anställde. Om det skulle visa sig att försändelsen innehåller allmänna handlingar är det den anställdes ansvar att se till att handlingarna utan dröjsmål diarieförs.