Huvudmannanivå och förvaltningsgemensam verksamhet
Behandlingar som sker på huvudmanna- och förvaltningsövergripande nivå.
Skolpliktsbevakning
Ändamål: Kontrollera att barn som folkbokförda i Kumla kommun har placering på en grundskola.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen.
Personuppgifter: Namn, adress, personnummer, grundskoleplacering: Skolplikt och rätt till utbildning enligt SkolL 7 kap.
Lagringstid: För evigt. Arkiveras enligt dokumenthanteringsplan.
Överföring: Rektorer i förskola och grundskola i Kumla kommun.
Personuppgiftsbiträde: IST administration
Hantera interkommunal ersättning
Ändamål: Behandling av uppgifter om elever för avtal, överenskommelser med andra kommuner om ersättning för barn- och elever i förskola, fritidshem och skola. Även vid fakturahantering (in- och utbelningar av interkommunal ersättning).
Personuppgifter: Namn, adress, personnumer, grundskoleplacering, eventuella särskilda behov
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen: Skolplikt och rätt till utbildning enligt SkolL 7 kap.
Lagringstid: För evigt. Arkiveras enligt dokumenthanteringsplan.
Överföring: Andra kommuner, fristående förskolor och-/eller skolor samt ekonomiavdelningen i Kumla kommun.
Personuppgiftsbiträde: IST administration
Administrera skolskjuts av särskilda skäl
Ändamål: Administrera ansökningar om skolskjuts av särskilda skäl.
Personuppgifter: Namn, adress, personnumer, skoleplacering, eventuella särskilda behov.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen: Rätt till skolskjuts i SkolL 9:15 (förskoleklass), 10:32-33 (grundskolan), 11:31 (grundsärskolan), skolskjuts i annan kommun än hemkommunen: SkolL 9:15 samt Lag (1991:1110) om kommunernas skyldighet att svara för vissa elevresor, förordning (1991:1120) om kommunernas skyldighet att svara för vissa elevresor (gymnasium).
Lagringstid: För evigt. Arkiveras enligt dokumenthanteringsplan.
Överföring: Länstrafiken i Örebro län, Knarsta åkeri, Björks buss och
Örebro läns taxi.
Personuppgiftsbiträde: IST administration, Nordic Peak (kommunens e-tjänstportal).
Elevenkäter
Ändamål: Administrera svaren till årlig enkätundersökning om elevers uppfattning av skolan, för att följa upp av nämnden satta mål.
Personuppgifter: Namn, e-postadress och användarnamn till enkätverktyget. Varje elev får eget användarnamn och svaren är anonymiserade i sammanställningen av enkäten.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen: Ansvar för systematiskt kvalitetsarbete på huvudmannanivå (SkolL 4:3-4).
Lagringstid: För evigt. Arkiveras enligt dokumenthanteringsplan 2 år efter anonymiserad sammanställning rapporterats i verksamhetsplan och internbudget.
Överföring: endast interna mottagare rektorer i förskola och grundskola (endast anonymiserad sammanställning).
Personuppgiftsbiträde: InSurvey
Föräldraenkäter
Ändamål: Administrera svaren till årlig enkätundersökning om vårdnadshavares uppfattning av förskolans verksamhet, för att följa upp av nämnden satta mål.
Personuppgifter: Namn, e-postadresser och användarnamn till enkätverktyget. Varje vårdnadshavare får ett användarnamn och svaren anonymiseras i sammanställningen av enkäten.
Lagringstid: För evigt. Arkiveras enligt dokumenthanteringsplan 2 år efter anonymiserad sammanställning rapporterats i verksamhetsplan och internbudget.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen: Ansvar för systematiskt kvalitetsarbete på huvudmannanivå (SkolL 4:3-4).
Överföring: endast interna mottagare rektorer i förskola och grundskola (endast anonymiserad sammanställning).
Personuppgiftsbiträde: InSurvey
Personalenkäter
Ändamål: Utvärdera verksamhetschefer och andra delar av förvaltningens organisation.
Personuppgifter: Namn, e-postadresser och användarnamn till enkätverktyget. Personal får ett användarnamn och svaren anonymiseras i sammanställningen av enkäten.
Lagringstid: För evigt. Arkiveras enligt dokumenthanteringsplan 2 år efter anonymiserad sammanställning rapporterats i verksamhetsplan och internbudget.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen: Ansvar för systematiskt kvalitetsarbete på huvudmannanivå (SkolL 4:3-4).
Överföring: endast interna mottagare; rektorer i förskola och grundskola (endast anonymiserad sammanställning).
Personuppgiftsbiträde: InSurvey
Klagomålshantering
Ändamål: Administrera klagomål som inkommer via e-tjänstportal eller e-post. Klagomålet och svar till detta diarieförs i W3D3 och kommuniceras i e-tjänst eller via e-post eller telefon.
Personuppgifter: Namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer, sociala förhållanden och värderande uppgifter om barn/elever i förskola eller skola samt vårdnadshavare.
Lagringstid: För evigt.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen: skyldighet att ha skriftliga rutiner för att ta mot och utreda klagomål (SkolL 4:7-8).
Överföring: endast interna mottagare; rektorer i förskola och grundskola, om klagomålet gäller enhet som de ansvar för.
Personuppgiftsbiträde: Nordic Peak (e-tjänstportal)
Pedagogiska priset, nomineringar
Ändamål: Administrera nomineringar till pedagogiska priset.
Personuppgifter: Namn, postadress, e-postadress, telefonnummer, IP-nummer
Lagringstid: 1 år
Laglig grund: Allmänt intresse, Artikel 6.1e dataskyddsförordningen.
Överföring: priskommittén för pedagogiska priset; förvaltningschef, verksamhetschefer, nämnd för livslångt lärandes presidium, kvalitetsutvecklare och fackliga organisationer.
Personuppgiftsbiträde: Nordic Peak (e-tjänstportal), Microsoft
Pedagogiska priset, beslut om vinnare
Ändamål: Utse vinnare av pedagogiska priset i respektive kategori.
Personuppgifter: Namn och arbetsplats för vinnarna.
Lagringstid: För evigt.
Laglig grund: Allmänt intresse, Artikel 6.1e dataskyddsförordningen.
Överföring: personal inom förvaltning för livslångt lärande när vinnarna tillkännages,
Personuppgiftsbiträde: Nordic Peak (e-tjänstportal), Microsoft
Hantera uppgifter om skyddad identitet
Ändamål: Följa fastställda rutiner kring pesoner som har skyddad identitet. Personen får annat personnummer i verksamhetssystem och nyckel till riktiga personnumret och id finns endast hos rektor och systemansvarig på förvaltningskontoret.
Personuppgifter: Namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, uppgift om skyddad identitet.
Lagringstid: För evigt: nyckeldokument bevaras.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen.
Överföring: personal inom förvaltning för livslångt lärande när vinnarna tillkännages,
Personuppgiftsbiträde: IST administration
Vikarieanskaffning
Ändamål: Rekrytera och administrera timvikarier till nämndens samtliga verksamheter. Annons, rekrytering och tillsättning sköts av administration centralt.
Personuppgifter: Namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, uppgift om tidigare anställningar, uppgift i registerutdrag belastningsregister.
Lagringstid: För evigt.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen.
Överföring: Socialförvaltningen, då de använder samma verksamhetssystem för vikariehantering, en del vikarier arbetar både socialförvaltningen och förvaltning för livslångt lärande.
Personuppgiftsbiträde: TimeCarePool, TimeCarePlan, Visma.
Centralt elevråd
Ändamål: Föra protokoll vid centralt elevråd två gånger per termin.
Personuppgifter: Namn och skolplacering för elevrepresentanter för högstadieskolor.
Lagringstid: För evigt.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, SkolL 4:9-10 ( Allmänt om barnens och elevernas inflytande).
Överföring: rektorer, personal och elever på högstadieskolorna.
Personuppgiftsbiträde: Microsoft
Samverkan med facklingar organisationer
Ändamål: Föra protokoll vid lokal och förvaltningsgemensam samverkan.
Personuppgifter: Namn och fackförbundstillhörighet.
Lagringstid: För evigt.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, Lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet, Lag (1974:358) om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen
Överföring: personal inom förvaltning för livslångt lärande samt tillgängligt för övrig personal anställd i Kumla kommun via publicering på yta på Kumlaportalen.
Personuppgiftsbiträde: Microsoft
Tillsyn av fristående förskola
Ändamål: Utföra tillsyn över fristående förskola som nämnden godkänt och gett rätt till bidrag och att de fortlöpande uppfyller kraven.
Personuppgifter: Namn, e-postadress, telefonnr, organisationsnr, ekonomiska förhållanden.
Lagringstid: För evigt.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, SkolL 26 kap 4 § (kommuns tillsynsansvar).
Överföring: Interna mottagare; ekonomiavdelning och HR-avdelning
Externa mottagare: fristående förskolan, Skatteverket, annan kommun om fristående verksamhet finns i fler än en kommun.
Personuppgiftsbiträde: IST administration, Microsoft
Ta emot nyanlända på mottagning-senheten (Stationen)
Ändamål: Den centrala mottagningsenheten ansvarar för att första kontakten sker, sedan hänvisas nyanlända elever och deras vårdnadshavare till den skola där eleven ska placeras.
Personuppgifter: Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post
Lagringstid: För evigt.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, SkolL 3:12a-j
Överföring: Interna mottagare: elevhälsans medicinska insats, personal på mottagande skola. . Externa mottagare: Asyl- och invandrarhälsan i Örebro
Personuppgiftsbiträde: IST administration, Microsoft
Kommunala aktivitetsansvaret
Ändamål: Fullfölja kommunens aktivitetsansvar, ett ansvar att söka upp och erbjuda unga olika stöd för att återuppta studier eller för att närma sig arbetsmarknaden för personer mellan 16-20 år.
Personuppgifter: Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post.
Lagringstid: För evigt.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen; SkolL 29:9
Överföring: Interna mottagare: studie- och yrkesvägledare och administratör på vuxenutbildningen. Externa mottagare: CSN, Försäkringskassan, arbetsplatser där praktikplatser finns.
Personuppgiftsbiträde: Nordic Peak, IST administration, Microsoft