Förskola
Behandlingar som sker inom förskolor i Kumla kommun.
Ge särskilt stöd till barn i förskolan och föra barnakt
Ändamål: Tillhandahålla särskild stöd till barn i förskolan, exempelvis genom att specialpedagog upprättar handlingsplan för enskilt barn eller en barngrupp och andra insatser.
Personuppgifter: Personnummer, adresser, tel. nr, mailadress, inkomstuppgift, sysselsättning, uppgifter om hälsa, etnicitet/modersmål, foton, särskilda behov.
Lagringstid: För evigt.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen; SkolL 8:9-11 (rätt till särskilt stöd).
Överföring: Externa mottagare: Andra myndigheter i andra kommunen. Interna mottagare: socialtjänst (socialförvaltningen) och måltidsenheten (samhällsbyggnadsförvaltningen), vårdnadshavare och annan som vårdnadshavare anget kan lämna och hämta på förskolan. Vid olycksfall/tillbud kan anmälan gå till Arbetsmiljöverket.
Personuppgiftsbiträde: ProReNata, InfoMentor
Ansöka och placera i förskola
Ändamål: Administrera ansökningar från vårdnadshavare om plats i eller kö till förskola.
Personuppgifter: Personnummer, adress, telefonnummer, mailadress, inkomstuppgift, sysselsättning, i vissa fall etnicitet/modersmål.
Lagringstid: För evigt.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen; SkolL 8:2-7 och SkolL 8:12-16 (rätt till förskola).
Överföring: Externa mottagare: Försäkringskassan, SCB, andra kommuner, Interna mottagare: socialförvaltningen (socialsekreterare), samhällsbyggnadsförvaltningen (måltidsenheten), vårdnadshavare, annan som vårdnadshavare angett kan lämna och hämta på förskolan.
Personuppgiftsbiträde: IST administration, Nordic Peak
Ansöka och placera i sommarförskola, omsorg på lov m.m.
Ändamål: Administrera ansökningar från vårdnadshavare om plats i förskola under sommar, lovdagar m.m.
Personuppgifter: Personnummer, adresser, tel. nr, mailadress, inkomstuppgift, sysselsättning, i vissa fall etnicitet/modersmål.
Lagringstid: 1 år
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen; SkolL 8:2-7 och SkolL 8:12-16 (rätt till förskola).
Överföring: Externa mottagare: Försäkringskassan, SCB, andra kommuner), Interna mottagare: socialförvaltningen (socialsekreterare), samhällsbyggnadsförvaltningen (måltidsenheten), vårdnadshavare, annan som vårdnadshavare angett kan lämna och hämta på förskolan..
Personuppgiftsbiträde: IST administration, Nordic Peak
Ta in föräldraavgift för plats i förskola
Ändamål: Fakturera avgift för plats i förskola från vårdnadshavare.
Personuppgifter: Personnummer, adresser, tel. nr, mailadress, inkomstuppgift, sysselsättning, i vissa fall etnicitet/modersmål.
Lagringstid: 1 år
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen; SkolL 8:16 (avgift för plats i förskola).
Överföring: Interna mottagare: ekonomiavdelningen. Uppgifter om inkomst hämtas via en koppling till Skatteverket med ett års fördröjning.
Personuppgiftsbiträde: IST administration, UBW
Inskola i förskola
Ändamål: Inskola nya barn på förskoleavdelning samt kommunicera med vårdnadshavare. Information till vårdnadshavare och dokumentation om aktiviteter på förskolan publiceras genom lärplattformen InfoMentor.
Personuppgifter: Personnummer, adresser, tel. nr, mailadress, inkomstuppgift, sysselsättning, i vissa fall etnicitet/modersmål, ev. särskilda behov.
Lagringstid: Gallras vid inaktualitet
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen; SkolL 8:16 (avgift för plats i förskola).
Överföring: Interna mottagare: rektorer och personal på förskolan.
Personuppgiftsbiträde: IST administration, InfoMentor
Kö till förskola
Ändamål: Administrera kö till förskolor när plats ej finns på önskad förskola.
Personuppgifter: Personnummer, adresser, tel. nr, mailadress, inkomstuppgift, sysselsättning, i vissa fall etnicitet/modersmål.
Lagringstid: För evigt
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen; SkolL 8:2-7 och SkolL 8:12-16.
Överföring: Interna mottagare: rektorer och personal på förskolan.
Personuppgiftsbiträde: IST administration, Microsoft
Pedagogisk planering/ verksamhetsplanering
Ändamål: Rektors och förskolepedagogers planering av verksamheten med uppgifter om barnantal, information till vårdnadshavare, planering av aktiviteter. Vid frånvaro från personal sköts vikarietillsättning via förvaltningsgemensam vikariepool som sköts centralt.
Personuppgifter: Personnummer, adresser, telefonnummer, e-postadress, inkomstuppgift, sysselsättning, uppgifter om hälsa, etnicitet/modrsmål, bild i barnets portfolio.
Lagringstid: Gallras vid inaktualitet
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen; SkolL 8:2-7 och SkolL 8:12-16.
Överföring: Interna mottagare: rektorer och personal i förskolan. Externa mottagare: samhällsbyggnadsförvaltningen (måltidsenheten) vid förekommande av specialkost.
Personuppgiftsbiträde: IST administration, InfoMentor, Microsoft
Dokumentera kring barns deltagande i aktiviteter
Ändamål: Pedagogisk dokumentation om barnets deltagande i aktiviteter på förskolan, samt beskrivning av gemensamma aktiviter på InfoMentors tidslinje.
Personuppgifter: Barn: Namn, personnummer, deltagande i aktiviter, bild i barnets portfolio, kan endast se av vårdnadshavare. Personal: e-postadress, titel.
Lagringstid: Gallras vid inaktualitet
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen; SkolL 8:2.
Överföring: Externa mottagare: vårdnadshavare.
Personuppgiftsbiträde: InfoMentor
Utvecklingssamtal
Ändamål: Genomförande av utvecklingssamtal med vårdnadshavare till barn på förskolan, samtal om barnets utveckling och lärande. Förskollärare har det övergripande ansvaret.
Personuppgifter: Namn, uppgifter om sociala förhållanden, barnets utveckling och lärande, hälsouppgifter.
Lagringstid: 2 år.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen; SkolL 8:11.
Överföring: Externa mottagare: vårdnadshavare.
Personuppgiftsbiträde: InfoMentor, Microsoft
Beställa måltider
Ändamål: Tillhandahålla måltider till barn på förskolan. Personal meddelar måltidsenheten om antal barn och eventuell specialkost.
Personuppgifter: Namn, hälsouppgifter
Lagringstid: 1 år.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1e dataskyddsförordningen.
Överföring: Externa mottagare: måltidsenheten (samhällsbyggnadsförvaltningen) vid förekommande av specialkost.
Personuppgiftsbiträde: Nordic Peak
Anmäla och utreda misstänkt kränkande behandling
Ändamål: Motverka kränkande behandling av barn och elever i alla verksamhetsgrenar. Anmälan till huvudman görs i e-tjänst, diarieförs i W3D3 centralt, dokumentation och utredningar finns i lokal S:-katalog (arbetsmatieral).
Personuppgifter: Namn, födelseår, värderande uppgifter, sociala förhållanden.
Lagringstid: 1 år.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, SkolL 6 kap.
Överföring: Interna mottagare: verksamhetschefer på förvaltningskontoret, rektorer, elevhälsa, personal på förskolan.
Personuppgiftsbiträde: Nordic Peak
Tillhandahålla inlästa läromedel
Ändamål: Tillhandahålla inlästa läromedel i förskolan.
Personuppgifter: Personals namn och e-postadress för inloggning.
Lagringstid: Gallras vid inaktualitet.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, SkolL 3:2-3.
Överföring: Interna mottagare: personal.
Personuppgiftsbiträde: Polyglutt (ILT inläsningstjänst)