Grundskola
Behandlingar som sker inom grundskolor i Kumla kommun.
Elevadministration
Ändamål: Administrera allt som rör elever i grundskolan; betygsättning, språkval, in-, ut- och överflyttningar, tillhandahålla statistik, frånvaro, lärarbehörigheter i respektive ämne, med mera.
Personuppgifter: Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, modersmål, vårdnadshavare.
Lagringstid: Gallras vid inaktualitet.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, SkolL 9:12-15 (hemkommunens ansvar och placering vid skolenhet).
Överföring: Externa mottagare: Andra myndigheter i andra kommuner, Interna mottagare: socialförvaltningen (ex . vid orosanmälan) och samhällsbyggnadsförvaltningen (måltidsenhet) när elev har specialkost.
Personuppgiftsbiträde: IST administration, InfoMentor
Val till förskoleklass och årskurs 7 inklusive köhantering
Ändamål: Administrera val till förskoleklass och årskurs 7 under vårterminen. Vid de tillfällen elev inte får plats på önskad skola kan vårdnadshavare ställa eleven i kö.
Personuppgifter: Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, modersmål, vårdnadshavare.
Lagringstid: 1 år
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, SkolL 9:12-15 (hemkommunens ansvar och placering vid skolenhet).
Överföring: Interna mottagare: rektor och administratör på den skola elev blivit placerad på eller står i kö till.
Personuppgiftsbiträde: IST administration
Anmälan om inflyttning och byte av skola
Ändamål: Administrera anmälan om inflyttning till kommunen och ansökan om byte av skola.
Personuppgifter: Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, modersmål, vårdnadshavare.
Lagringstid: Gallras vid inaktualitet
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, SkolL 9:12-15 (hemkommunens ansvar och placering vid skolenhet).
Överföring: Interna mottagare: rektor och administratör på den skola elev blivit placerad på eller står i kö till.
Personuppgiftsbiträde: IST administration, Nordic Peak
Modersmålsundervisning
Ändamål: Tillhandahålla modersmålsundervisning i grundskola och grundsärskola.
Personuppgifter: Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, modersmål/etnicitet.
Lagringstid: Gallras vid inaktualitet
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, SkolL 10:7, 11:10 och 18:19 (rätt till modersmålsundervisning).
Överföring: Interna mottagare: rektor på den skola eleven går på.
Personuppgiftsbiträde: IST administration, Nordic Peak, InfoMentor
Pedagogisk- och verksamhetsplanering
Ändamål: Pedagogers och rektors planering av läsåret med uppgifter om elevantal, timplaner, information till vårdnadshavare, lektionsplaner med mera.
Personuppgifter: Personnummer, adresser, telefonnummer, e-postadress, inkomstuppgift, sysselsättning, uppgifter om hälsa, etnicitet/modersmål.
Lagringstid: Gallras vid inaktualitet
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, SkolL 4:4-8.
Överföring: Interna mottagare: rektor och administratör på den skola elev blivit placerad på eller står i kö till.
Personuppgiftsbiträde: IST administration, InfoMentor, Google
Särskilt stöd till elever och diarieföra i elevakt
Ändamål: Tillhandahålla särskild stöd till barn i grundskolan t.ex. beslut att upprätta åtgärdsprogram, särskild undervisningsgrupp och anpassad studiegång samt diarieföra dessa i elevens akt.
Personuppgifter: Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress,, uppgift om hälsa, etnicitet/modersmål, sociala förhållanden och värderande uppgifter.
Lagringstid: Bevaras
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, SkolL 3:5 och 3:9, 10:13 (extra anpassningar och särskilt stöd).
Överföring: Interna mottagare: rektor, lärare, specialpedagog och administratör på den skola elev går på. Externa mottagare: myndigheter i andra kommuner och inom Kumla kommun: socialtjänst (vid orosanmälan) och måltidsenhet (specialkost), Vid olycksfall/tillbud kan anmälan gå till Arbetsmiljöverket.
Personuppgiftsbiträde: InfoMentor, ProReNata, Google
Samarbete inom skolans elevhälsoteam
Ändamål: Skolans medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser samverkar i ett tvärprofessionellt team för att planera det främjande och förebyggande arbetet. Protokoll från elevhälsoteam diarieförs för resp. elev i elevakt.
Personuppgifter: Namn, personnummer, uppgifter om hälsa och sociala förhållanden.
Lagringstid: Bevaras
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, SkolL 2:25-28 samt Samtycke, artikel 6a för att lyfta elev till elevhälsoteamet.
Överföring: Interna mottagare: medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatserna på respektive skola.
Personuppgiftsbiträde: ProReNata
Schemaläggning
Ändamål: Planera läsåret och lektioner efter timplan för grundskolan och lärarnas undervisningstid.
Personuppgifter: Pedagogers namn, e-postadress, behörighet och anställning.
Lagringstid: Gallras vid inaktualitet.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, Artikel 6.1c dataskyddsförordningen, SkolL 7:17, skolförordningen 3:5.
Överföring: Interna mottagare: rektor och personal på aktuell skolan.
Personuppgiftsbiträde: NovaSoftware (Skola24)
Överenskommelse om elevdator
Ändamål: Tillhandahålla elevdatorer i grundskolan, en-till-en-projektet.
Personuppgifter: Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress..
Lagringstid: Gallras när elev slutat på skolan.
Laglig grund: Allmänt intresse, artikel 6e dataskyddsförordningen.
Överföring: Interna mottagare: rektor och administratör på skola eleven går på.
Personuppgiftsbiträde: Nordic Peak.
Närvaro/frånvaro och hantering av ledigheter
Ändamål: Bevilja eller avslå om ansökt ledighet samt hantera elevs frånvaro. Rektor beslutar om ledighetsansökan.
Personuppgifter: Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress.
Lagringstid: Gallras vid inaktualitet.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, artikel 6c dataskyddsförordningen, SkolL 7:18.
Överföring: Interna mottagare: rektor och administratör på skola eleven går på.
Personuppgiftsbiträde: InfoMentor.
Utvecklingssamtal och individuell utvecklingsplan
Ändamål: Utföra utvecklingssamtal och upprätta individuell utvecklingsplan.
Personuppgifter: Namn, sociala förhållanden, barnets utveckling och lärande, hälsouppgifter.
Lagringstid: Gallras vid inaktualitet, när eventuella anteckningar lett till exempel åtgärdsprogram eller individuell utvecklingsplan.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, artikel 6c dataskyddsförordningen, SkolL 9:11 och 10: 12-13.
Överföring: Interna mottagare: rektor och pedagog på skola eleven går på.
Externa mottagare: vårdnadshavare.
Personuppgiftsbiträde: InfoMentor, Microsoft.
Prov och test
Ändamål: Genomföra prov och test för att följa elevers kunskapsutveckling och måluppfyllelse.
Personuppgifter: Namn, personnummer
Lagringstid: Gallras efter eventuellt betyg eller omdöme är satt. Nationella prov i svenska och svenska som andraspråk bevaras.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, artikel 6c dataskyddsförordningen, SkolL 3 kap, barns och elevers utveckling mot målen.
Överföring: Interna mottagare: personal på skolan, personal på annan skola vid gemensam rättning av nationella prov.
Personuppgiftsbiträde: InfoMentor, Google.
PULS-träning
Ändamål: Genomföra PULS-träning på Vialundskolan.
Personuppgifter: Personal: namn, e-postadress
Elever: namn, födelsedatum, längd, vikt, kön, klass.
Lagringstid: Gallras vid inaktualitet, anonymiserad data exporteras ur systemet och övriga uppgifter raderas när eleverna slutat årskurs 9.
Laglig grund: Allmänt intresse, artikel 6e dataskyddsförordningen.
Överföring: Interna mottagare: rektor och personal på Vialundskolan.
Personuppgiftsbiträde: Polar Electro OY.
Analysera läshastighet
Ändamål: Testa, kartlägga och följa elevers läsfärdigheter i grundskolan (Ekeby och Malmens skolor).
Personuppgifter: Personal: namn, e-postadress, telefonnummer, yrkesroll, kommun och skola. Elever: kommun skola, namn, födelseår,födelsemånad, kön, testresultat.
Lagringstid: Gallras efter två år.
Laglig grund: Allmänt intresse, artikel 6e dataskyddsförordningen.
Överföring: Interna mottagare: Personal på skolan, anonymiserat sammanställt resultat kan delas med skolans rektor och förvaltningsledning.
Personuppgiftsbiträde: LegiLex.
Anmäla och utreda misstänkt kränkande behandling
Ändamål: Motverka kränkande behandling av elever.
Personuppgifter: Namn, födelseår, värderande uppgifter, sociala förhållanden.
Lagringstid: Anmälan till huvudman görs i e-tjänst som gallras efter två år, anmälan och beslut diarieförs i W3D3 centralt och bevaras.
Laglig grund: Rättslig förpliktelse, artikel 6c dataskyddsförordningen, SkolL 6 kap.
Överföring: Interna mottagare: verksamhetschefer, rektorer, elevhälsa, lärare.
Personuppgiftsbiträde: Nordic Peak, ProReNata.
Plagiatkontroll
Ändamål: Kontrollera att elevarbeten inte är plagierade, används i årskurs 7-9.
Personuppgifter: E-postadress, lingvistisk stil, IP-adress, shibboleth identity, namn.
Lagringstid: Gallras efter betyg är satt.
Laglig grund: Allmänt intresse, artikel 6e dataskyddsförordningen..
Överföring: Interna mottagare: lärare och rektorer.
Personuppgiftsbiträde: Urkund.