Bilda förening
Funderar du på att starta en förening?
Det är inte så svårt eller krångligt som man kan tro, men det finns en del saker som kan vara bra att veta innan föreningen startas.
.png)
Om en förening startas i Sverige behöver den inte registreras eller godkännas enligt någon lag. Föreningen kan alltså bildas utan tillstånd från några myndigheter.
Det finns inget krav på att en ideell förening i Sverige ska ha ett organisationsnummer. Organisationsnumret är Skattemyndighetens kontrollnummer på föreningar och det kan jämföras med våra personnummer.
Däremot måste föreningen ha ett organisationsnummer om ni till exempel ska
- hyra en lokal
- starta ett bankkonto
- ansöka om bidrag eller utföra uppdrag åt företag eller kommuner
Ansökan om organisationsnummer görs hos Skatteverket på en särskild blankett.
För att kunna få bidrag från kommunen eller annan myndighet måste föreningen också ha ett post- eller bankgironummer dit bidraget kan betalas ut.
Det finns ingen specifik lag som bestämmer hur en ideell förening ska vara utformad eller hur den ska bedriva sin verksamhet. Däremot finns det en stark tradition i Sverige om hur en ideell förening bör vara uppbyggd.
Det som främst kännetecknar denna tradition är att föreningen ska vara uppbyggd i enlighet med demokratiska principer. Det innebär att årsmötet är det högsta beslutande organet som väljer en styrelse.
En viktig princip är att föreningen ska vara öppen för alla. Personer som delar föreningens intresse ska ha möjlighet att bli medlem, delta i och påverka föreningens verksamhet.
Att starta förening
Ideell förening
En ideell förening är en allmännyttig förening, det vill säga en förening som inte bedriver affärsmässig verksamhet. Det är den vanligaste organisationsformen för det frivilliga föreningslivet i Sverige.
En allmännyttig ideell förening ska bygga på demokratiska principer och vara öppen för alla som vill vara med och som delar föreningens målsättning. För att en förening ska bli bidragsberättigad krävs att den har antagna stadgar (regler) och en demokratiskt vald styrelse.
Föreningen ska vara registrerad hos den lokala skattemyndigheten och därmed ha ett organisationsnummer.
I Sverige råder organisationsfrihet. Det innebär att vem som helst kan bilda en förening utan tillstånd från någon myndighet.
Juridisk person
En förening är en juridisk person. Föreningen blir en juridisk person när stadgar är antagna och en styrelse blivit vald. En juridisk person:
• kan äga saker
• kan teckna avtal
• kan vara arbetsgivare
• kan vara part inför myndighet
• är ansvarig för skulder och kan försättas i konkurs
Förberedelser
Samla några personer som har ett gemensamt intresse. Vid den första träffen bildar ni en provisorisk styrelse, en interimsstyrelse, som får till uppgift att förbereda nästkommande sammanträde.
- Skriv ett förslag till stadgar för föreningen. Stadgarna är viktiga eftersom de anger hur föreningen skall arbeta och fungera.
- Föreslå ett namn på föreningen.
- Sammankalla till ett allmänt möte där föreningen slutgiltigt skall bildas. I kallelsen ska det stå att avsikten med mötet är att bilda en förening. Det ska också framgå vilken dag och tid mötet ska äga rum och i vilken lokal det ska hållas.
- Förbered alla frågor som ska diskuteras på föreningens första möte.
De flesta föreningar är anslutna till en riksorganisation eller specialförbund. Dessa erbjuder hjälp och stöd i föreningsarbetet. Kontakt kan också tas med kommunen för att ta reda på vilka stödformer som finns.
Möte där föreningen bildas
Vid bildandemötet bör närvaroförteckning upprättas. Den kan också användas som röstlängd i de fall omröstning begärs. Initiativtagarna sköter detta fram tills dess att mötet har valt mötesordförande, sekreterare och justeringsmän/rösträknare.
Vill man vara förberedd inför mötet kan initiativtagarna dela ut förslag till föredragningslista och eventuellt även förslag till stadgar.
Mötesordförandens uppgift är sedan att leda mötet genom föredragningslistan som bör innehålla minst följande punkter:
- Fastställande av närvaroförteckning/röstlängd
- Val av mötesordförande
- Val av protokollsekreterare
- Val av två justeringsmän tillika rösträknare
- Fastställande av föredragningslista för mötet
- Fråga om bildande av föreningen. Ska den bildas – ja eller nej
- Fastställande av stadgar för föreningen
- Fastställande av namn på föreningen
- Val av interimsstyrelse. Ordförande samt x antal ledamöter för tiden fram till och med det första ordinarie årsmötet.
När mötet har behandlat samtliga punkter på föredragningslistan är föreningen bildad.
För att man ska vara säker på att allt har gått rätt till är det viktigt att ett protokoll skrivs. I protokollet ska det framgå vilka som varit närvarande samt vilka beslut som har fattats.Det ska också framgå vilka som har valts att ingå i föreningens interimsstyrelse. Närvarolista och stadgar bör bifogas originalprotokollet. Nu är det interimsstyrelsens sak att ansvara för skötseln av föreningen fram till första årsmötet.
Stadgar
Stadgar
En förenings stadgar är grunden för föreningens verksamhet och de ska kortfattat beskriva föreningens ändamål och regler för föreningens arbete. Förslag på stadgar kan de flesta riksorganisationer hjälpa till med.
Styrelsens ansvar och uppgifter
Styrelsens uppgifter
- Styrelsen ansvarar gemensamt för föreningens verksamhet inför medlemmarna.
- ansvara för att beslut genomförs
- ansvara för administration, ekonomi och olika aktiviteter för medlemmarna
- förbereda de frågor som ska diskuteras på ett medlemsmöte.
Medlemsmötena tar sedan ställning till alla frågor som har stor betydelse för föreningen, t ex planeringen av verksamheten och föreningens ekonomi.
Styrelsen har också det juridiska och rättsliga ansvaret för föreningen. Den kan till exempel ingå avtal för föreningens räkning och företräda föreningen inför domstol.
Styrelsemedlemmarna har olika ansvarsområden. I varje styrelse ska det finnas en ordförande, sekreterare och kassör. Ett antal ledamöter kan också ingå.
Ordförandens uppgifter
Ordföranden är ofta föreningens firmatecknare.
- samordna och leda styrelsens arbete
- vara mötesledare vid styrelsemötena
- se till att de beslut som föreningen har fattat genomförs
- vara föreningens officiella representant
- godkänna föreningens inbetalningar och utbetalningar
- ta initiativ som utvecklar föreningens arbete
Vice ordförandens uppgifter
Vice ordföranden sköter ordförandens uppgifter när ordförande har förhinder att delta. I en del föreningar delar ordförande och vice ordförande mellan sig de uppgifter som ordförande brukar ha.
Sekreterarens uppgifter
- skriver styrelseprotokoll
- ska förvara och arkivera skrivelser och protokoll
- ska tillsammans med ordförande gå igenom vad som ska tas upp på kommande möten
- ansvarar tillsammans med ordförande för att medlemmarna kallas till möten.
- ansvarar för föreningens information
Kassörens uppgifter
- ansvarar för föreningens ekonomi och bokföring
- sköter föreningens inbetalningar och utbetalningar
- ansvarar tillsammans med ordförande för att föreningens ansökningar om bidrag lämnas in
- sköter föreningens medlemsregister
- rapporterar regelbundet till styrelsen om föreningens ekonomiska situation.
- deltar i styrelsearbetet
Revisorernas arbete
Revisorerna ska granska föreningens ekonomi och verksamhet under året och lämna en skriftlig rapport till årsmötet. Rapporten kallas för revisionsberättelse.
I revisionsberättelsen bedömer revisorerna styrelsens arbete. De föreslår också om medlemmarna ska godkänna styrelsens arbete under det gångna året eller ej (bevilja ansvarsfrihet).
Revisorerna bör under året regelbundet granska räkenskaperna. En ideell förening ska ha minst en revisor. Två revisorer bör utses och dessutom ersättare. Revisorerna väljs vanligtvis för ett verksamhetsår i taget.
Styrelsen ska se till att revisorerna får föreningens räkenskaper, protokoll, medlemsregister och övriga handlingar som revisorerna behöver för sitt arbete. Revisorerna bör alltid få styrelseprotokoll tillsänt sig, likaså ekonomiska rapporter.
Årsmötet
Årsmötet och förslag på mötesagenda
Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Där får alla medlemmar vara med och fatta beslut och välja styrelse med mera. Årsmötet beslutar om:
- tillsätta och avsätta styrelse och revisorer
- hur många ledamöter och suppleanter som ska finnas i styrelsen
- medlemsavgifter
- hur årets vinst ska användas i föreningen
- firmatecknare
- hur föreningens verksamhet och ekonomi ska se ut under det kommande verksamhetsåret
- när styrelsemöten ska hållas
- ändring av stadgarupplösning av föreningen
De flesta föreningar tar också upp motioner från medlemmar på årsmötet. Motionerna ska ha skickats in i förväg på sätt som stadgarna föreskriver. Ordinarie årsmöte hålls en gång om året vid tidpunkt som anges i stadgarna. Kallelse till årsmötet kan göras på olika sätt, till exempel genom brev till samtliga medlemmar eller genom annons i den lokala tidningen eller medlemstidning.
En dagordning för årsmötet bör innehålla:
1. Mötets öppnande
2. Godkännande av dagordningen
3. Val av mötesordförande
4. Val av mötessekreterare
5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
6. Uppläsande av styrelsens verksamhetsberättelse
7. Uppläsande av styrelsens ekonomiska berättelse
8. Uppläsande av revisionsberättelsen
9. Beviljande av ansvarsfrihet
10. Uppläsning av kommande verksamhetsplan och budget
11. Val av föreningsordförande
12. Val av styrelseledamöter
13. Val av suppleanter till styrelsen
14. Val av revisorer
15. Val av valberedning
16. Fastställande av medlemsavgifter
17. Övriga frågor
18. Mötet avslutas
Extra årsmöte
Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när föreningens styrelse anser det nödvändigt, när en revisor begär det eller när minst en tiondel av medlemmarna begär det.
Vid extra årsmöte är det bara de ärenden som föranlett mötet som ska behandlas.
Ordlista
- Absolut majoritet: Mer än hälften av de närvarande.
- Acklamation: Röstning genom ja- eller nejrop.
- Ansvarsfrihet (bevilja): Godkänna styrelsens verksamhet i efterhand.
- Ajournera: Skjuta upp mötet till en senare tidpunkt.
- Bokslut: Kassören gör ett skriftligt bokslut vid årets slut. Inkomsterna och utgifterna läggs ihop var för sig. Skillnaden mellan dessa blir årets resultat. Detta blir vinsten för året (kan även vara förlust). Vinsten/förlusten förs över till nästa år.
- Bordlägga: Skjuta upp ett ärende till en senare tidpunkt.
- Budget: Ekonomisk planering för en viss tidsperiod.
- Delegera: Överlåta beslutet, t.ex. till en kommitté.
- Ekonomisk berättelse: Redovisning över inkomster, utgifter och resultat det gångna året.
- Ersättare: Person som deltar i möte om den ordinarie ledamoten inte kan komma.
- Firmatecknare: Person som har utsetts att i föreningens namn skriva sin namnteckning på olika slags handlingar (inbetalningar, utbetalningar, bidragsansökningar m.m.) .
- Föredra ett ärende: Berätta om ett ärende innan föreningen/styrelsen ska fatta beslut.
- Föredragningslista: Lista över ärenden som skall behandlas på ett möte.
- Ideell förening: En förening som inte bedriver affärsverksamhet.
- Interimsstyrelse: En tillfällig styrelse som bara ska fungera en kort tid, i regel då en förening ska bildas.
- Justera protokollet: Kontrollera och godkänna protokollet.
- Justeringsman: En person som har utsetts att godkänna protokollet.
- Kompromissa: Två eller flera personer gör eftergifter för att uppnå enighet.
- Ledamot: Deltagare (t.ex. i styrelsen).
- Majoritet: Flertalet, de flesta.
- Ordinarie ledamot: Person vald till en styrelse (jämför ersättare).
- Protokoll: Skriftlig redogörelse av ärenden och beslut under ett möte.
- Protokollsutdrag: Bara ett av ärendena skrivs ut särskilt.
- Remiss: ärendet överlämnas till någon, vilket innebär att denna skall yttra sig (skriftligt) om frågan innan man fattar beslut.
- Revisionsberättelse: Revisorernas skriftliga granskning av styrelsens arbete med förslag om ansvarsfrihet ska beviljas eller ej.
- Revisor: Person som är utsedd att kontrollera kassörens räkenskaper (skall också granska verksamheten).
- Räkenskapsår: Tiden mellan två bokslut.
- Rösträknare: Personer som har utsetts att räkna röster.
- Sluten omröstning: Omröstning där man använder röstsedlar.
- Stadgar: Regler för hur en förening ska fungera.
- Valberedning: Särskilt utsedda personer som föreslår vilka personer som bör väljas till ordinarie styrelseledamöter, ersättare, revisorer m.fl.
- Verksamhetsberättelse: Skriftlig berättelse över vad föreningen gjort det gångna året.
- Återremiss: Den som yttrat sig får tillbaka ärendet för nytt yttrande (se remiss).
- Öppen omröstning: Omröstning där man vet hur de enskilda medlemmarna röstar. Om omröstningen ska vara ”hemlig” används sluten omröstning (se ovan).