Fakturor och autogiro

Hur vill du skicka eller ta emot fakturor från Kumla kommun?

Person sitter vid en dator

Skicka fakturor till Kumla kommun

Som leverantör till Kumla kommun kan du skicka elektroniska fakturor till oss. Det effektiviserar både din egen och kommunens fakturahanteringsprocess. Förutom att spara på både porto och papper gör vi även en insats för miljön.

Vi tar emot elektroniska fakturor i svefaktura- och peppolformat. Vi tar även emot pappersfakturor men vi ser helst att ni skickar elektroniska fakturor till oss.

Från och med 1 april 2019 är det lagkrav att alla offentliga myndigheter (ex. kommuner, landsting med flera) är skyldiga att ta emot och behandla e-fakturor som överensstämmer med den europeiska standarden peppol. Även leverantörer är skyldiga att skicka e-faktura när fakturan är utfärdad till en offentlig myndighet.

Vid nya upphandlingar med leverantörer begär kommunen alltid att fakturor ska skickas elektroniskt och betalningsvillkor är 30 dagar.

Kontaktinformation

Har du några frågor kontakta oss via ekonomi@kumla.se eller 019-58 82 24

Faktureringsadress

Kumla kommun
Förvaltning, avdelning, enhet
Referenskod
Box 1085
692 25 Kumla​

Fakturor till socialförvaltningen avseende behandlingshem, institutioner, familjehem eller liknande skickas till:

Kumla kommun
Socialförvaltningen
Ev. enhet
692 80 Kumla

Observera att alla fakturor ska vara ställda till Kumla kommun.

Fakturans innehåll

När ni skickar fakturor till oss så ska fakturan innehålla:

  • Referenskod - inleds alltid med ZZ följt av 5-7 bokstäver/siffror, inga skiljetecken, mellanslag eller övrig text i referenskod. Här hittar du kommunens referenskoder Pdf, 433.4 kB, öppnas i nytt fönster..
  • Faktura- och leveransdatum.
  • Unikt faktura- eller OCR-nummer.
  • Vad fakturan avser, ex. antal, á-pris och eventuella bilagor till fakturan.
  • Leverantörens juridiska namn, adress, plus- eller bankgiro samt organisations-, momsregistrerings- eller VAT-nummer, momssats, innehav av F-skatt samt kontaktperson och kontaktuppgift.
  • Köparens juridiska namn, förvaltning, avdelning eller enhet samt adress.
  • Köparens leveransadress med uppgift om förvaltning, avdelning eller enhet samt beställarens namn.
  • Har varorna hämtats ska det framgå, samt namn på den som hämtat ut varorna.
  • Om inköp har gjorts med rekvisition ska denna bifogas originalfakturan samma gäller om fakturan hänvisar till ex. följesedel eller kvitto.

Här kan du läsa vad skatteverket säger om vad en faktura ska innehålla. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Referenskod

När ni skickar fakturor till oss så ska fakturan innehålla referenskod - inleds alltid med ZZ följt av 5-7 bokstäver/siffror, inga skiljetecken, mellanslag eller övrig text. Här hittar du kommunens referenskoder Pdf, 433.4 kB, öppnas i nytt fönster..

F-skatt

När vi som kommun köper tjänster så kommer fakturorna administreras olika beroende på om du som leverantör har F-skatt eller inte. Är du som leverantör godkänd för F-skatt kommer betalning ske motsvarande det belopp fakturan avser.

Är du som leverantör inte godkänd för F-skatt kommer betalningen att reduceras med ett skattebelopp om 30 %. Det belopp som reduceras kommer att betalas in till skatteverket.

Är ni en förening som saknar F-skatt och har ett intyg från skatteverket på att ni är skattebefriade kommer fakturans belopp betalas ut. Detta under förutsättning att en kopia av ert intyg skickas in till kommunen.

E-faktura

För att ta emot e-faktura i svefaktura- eller peppolformat så har Kumla kommun samarbete med inexchange.

Skickar du som leverantör e-faktura via ditt affärssystem idag, kontakta din samarbetspartner för att lägga till kumla kommun via inexchange.

Kumla kommuns GLNnr: 7362120001972

Kumla kommuns PEPPOLid: 0007:2120001975

PDF-fakturor räknas inte som e-faktura.

Använd Inexchange
Om ni inte har möjlighet att skicka e-faktura kan ni manuellt registrera upp till 100 fakturor om året helt kostnadsfritt via vår part Inexchange. Klicka här för att komma igång Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Du kommer till en inloggningssida där du första gången måste skapa ett konto. För att skapa konto registrerar du dig via länken "anmäla dig här på inexchange sida".

När du har fått ett konto finns en handledning att ladda ner alternativt titta här Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. för att komma igång. Fakturan registreras sedan i ett formulär. Vad fakturan ska innehålla hittar du här.

Här finns också en guide, hur du skapar fakturor via inexchange! Pdf, 387.3 kB, öppnas i nytt fönster.

För mer information kontakta inexchange:
info@inexchange.se
0500-44 63 60

Vi ser helst att ni skickar e-fakturor till oss men vi scannar fortfarande in pappersfakturor.

Återbetalning

Ska du betala tillbaka pengar till Kumla kommun på grund av att kommunen gjort en felaktig utbetalning, eller göra en återbetalning av en outnyttjad kredit ska dessa pengar betalas tillbaka till Bankgiro 5205-3147. Märk betalning med fakturanummer.

Ta emot fakturor från Kumla kommun

Som kund till Kumla kommun kan du ta emot elektroniska fakturor från oss. Förutom att spara på både porto och papper gör vi även en insats för miljön. Vi skickar även pappersfakturor men vi ser helst att ni tar emot elektroniska fakturor från oss.

Om du inte betalar din faktura i tid så skickas ett inkassokrav ut runt den 10:e varje månad för fakturor som har förfallodatum senast den sista månaden innan. Kumla kommun har tecknat avtal med ett externt inkassobolag som sköter inkassohanteringen. Vi skickar inga betalningspåminnelser.

Kontaktinformation

Har du några frågor kontakta oss via ekonomi@kumla.se eller 019-58 68 73.

Elektronisk faktura - privatperson

Som kund hos Kumla kommun har du möjlighet att få din faktura presenterad elektroniskt via din internetbank. Anmälan gör du i din internetbank. För att en e-faktura i din internetbank ska bli betald måste du själv kontrollera regelbundet om du fått e-fakturor och sedan godkänna dessa i din internetbank för betalning.

Elektronisk faktura - företag, myndighet

Vi kan även skicka elektroniska fakturor i svefaktura- och peppolformat till företag och myndigheter.

Gör en förfrågan via vår part inexchange om att ni vill ta emot e-fakturor ifrån oss. Alternativt skicka ett mejl till ekonomi@kumla.se att ni vill ha e-faktura från oss.

Från och med den 1 april 2019 är det lagkrav att alla offentliga myndigheter (ex. kommuner, landsting med flera) är skyldiga att ta emot och skicka e-fakturor som överensstämmer med den europeiska standarden peppol.

Autogiro faktura - privatperson

Ett annat sätt att betala dina fakturor är via autogiro. Autogiro innebär att den faktura du får skickad till dig hem i papper som är märkt ”Autogirofaktura”, betalas automatiskt på fakturans förfallodag. Summan dras från det konto du angivit vid anmälan av autogiro på förfallodagen, under förutsättning att det finns täckning på kontot. För att anmäla autogiro använd vår e-tjänst Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Alternativt kontakta ekonomiavdelningen för att få blanketten hemskickad eller skickad via e-post.
Du kan också anmäla autogiro via din bank men tänk då på att den som anmäler autogiro också är fakturamottagare.

Kombinera e-faktura med autogiro

Om du väljer att kombinera autogiro med e-faktura innebär det att fakturan skickas till din internetbank, men du behöver inte godkänna den utan betalningen görs automatiskt på förfallodagen via autogiro.

Inbetalning

Kumla kommun använder bankgiro som inbetalningssätt.

Kommunens bankgironummer är 444-4535. För vatten, avlopp och renhållning gäller bankgironummer 265-5827. Olika bankgiron används för olika typer av fakturor, därför är det viktigt att du anger rätt bankgiro och OCR-nummer när du betalar med eget inbetalningskort eller via din internetbank.

Bankgirot samt det OCR-nummer som ska anges vid betalning finns angivet på fakturan.

Om du inte kan betala din faktura i tid

Om du inte har möjlighet att betala din faktura i tid så kan du ansöka om anstånd eller om att lägga upp en avbetalningsplan.

Anstånd
Om betalning inte kan ske inom föreskriven tid kan anstånd lämnas upp till 60 dagar. Har fakturan redan skickats till inkassobolaget ansöker kunden själv om anstånd på upp till 30 dagar hos inkassobolaget. En individuell bedömning görs dock för varje fall innan anstånd lämnas. Längre anstånd än 60 dagar beviljas ej utan då ska avbetalningsplan upprättas.
Avbetalningsplan
Avbetalning av skulden skall kunna beviljas om det finns rimliga utsikter att
kunden infriar denna. Maximal amorteringstid skall normalt vara 1 år.
Undantag från denna tidsgräns kan göras i speciella fall. Ränta samt en lagstadgad avgift för upprättande av amorteringsplan tas ut.
Har fakturan redan skickats till inkassobolag kan kunden ansöka om
avbetalningsplan hos inkassobolaget. Inkassobolaget har befogenhet att lägga upp avbetalningsplaner om 3-6 månader, en individuell bedömning görs dock för varje fall.

Om du inte har betalat din faktura i tid - har fått ett inkassokrav

Inkassokrav
Kravverksamheten handläggs av externt inkassobolag. Underlag på obetalda
fakturor skickas månatligen till inkassobolaget som ombesörjer att
inkassokrav skickas ut. Lagstadgade avgifter och dröjsmålsräntor tas ut.
Anstånd
Om betalning inte kan ske inom föreskriven tid kan anstånd lämnas upp till 60 dagar. Har fakturan redan skickats till inkassobolaget ansöker kunden själv om anstånd upp till 30 dagar hos inkassobolaget. En individuell bedömning görs dock för varje fall innan anstånd lämnas. Längre anstånd än 60 dagar beviljas ej utan då ska avbetalningsplan upprättas.
Avbetalningsplan
Avbetalning av skulden skall kunna beviljas om det finns rimliga utsikter att
kunden infriar denna. Maximal amorteringstid skall normalt vara 1 år.
Undantag från denna tidsgräns kan göras i speciella fall. Ränta samt en lagstadgad avgift för upprättande av amorteringsplan tas ut.
Har fakturan redan skickats till inkassobolag kan kunden ansöka om
avbetalningsplan hos inkassobolaget. Inkassobolaget har befogenhet att lägga upp avbetalningsplaner om 3-6 månader, en individuell bedömning görs dock för varje fall.